O Livro de Reclamações

Ministério do Trabalho e da Solidariedade

Decreto-Lei nº 106/2001. DR nº 82, SÉRIE I-A de 2001-04-06

Institui a obrigatoriedade de as entidades empregadoras que tenham número igual ou superior a 10 trabalhadores ao seu serviço procederem à declaração das remunerações dos mesmos em suporte digital ou através de Internet, nos serviços do sistema de solidariedade e segurança social

A Lei n.º 17/2000, de 8 de Agosto, que aprovou as novas bases do sistema de solidariedade e segurança social, prevê um conjunto de regras inovadoras relativamente à sua organização. Destas destaca-se a que prevê a introdução de um sistema de informação de âmbito nacional assente em bases de dados que, tendo como elemento estruturante a identificação dos contribuintes, pessoas singulares ou colectivas, permita uma mais rápida e eficaz prossecução dos objectivos do sistema. Pretende-se, assim, designadamente, garantir um reconhecimento e atribuição rápidos das prestações aos beneficiários e assegurar uma cobrança mais eficaz das receitas e um combate mais efectivo à fraude e à evasão contributivas.

A concretização deste sistema de informação depende, por sua vez, da instituição, também prevista naquela lei, de um sistema de identificação nacional único de todos os cidadãos que, enquanto beneficiários ou contribuintes, se relacionem ao longo das suas vidas com a segurança social.

Sem prejuízo da aprovação de um conjunto de regras legais e regulamentares que darão concretização a estas disposições da lei de bases e da própria reforma - que também já está em curso - do sistema institucional e informático da segurança social, cumpre proceder, quanto antes, a algumas alterações à legislação atinente à relação contributiva que une os cidadãos à segurança social, nomeadamente ao regime da declaração de remunerações, tendo em vista facilitar, por parte da Administração, o acesso à informação relevante sobre contribuintes/beneficiários e, bem assim, uma maior agilização no relacionamento daquela com os administrados.

Uma dessas medidas passa justamente pela substituição gradual da entrega das declarações de remunerações, por parte das entidades empregadoras, em suporte de papel, tal como hoje ainda prevalentemente se verifica, por formas mais céleres e por isso mesmo mais fáceis de declaração de remunerações, como se sabe, as resultantes da utilização dos meios informáticos e electrónicos.

Nos termos da legislação em vigor, têm as entidades empregadoras de enviar mensalmente à segurança social os mapas com as declarações de remunerações dos seus trabalhadores. Esses mapas servem de suporte quer ao cálculo das contribuições devidas por estas entidades, quer aos montantes das prestações que venham a ser atribuídas aos seus trabalhadores em casos, nomeadamente, de desemprego, doença e pensões.

Este trabalho exige a recolha mensal de mais de quatro milhões de registos por parte de três mil colaboradores da segurança social e envolve para todos uma pesada actividade de manuseamento e tratamento de informação em papel. De salientar que, para as entidades empregadoras com actividade em mais de um distrito, é necessário o desdobramento dos mapas de remunerações e guias de pagamento por distrito.

O método de envio de informação em suporte electrónico permite simplificar o envio de declaração independentemente de quantos distritos ou quantas empresas representa o declarante, a abolição de papel no cliente e na segurança social, evitando a sua distribuição por distritos e a circulação pela banca, obtendo-se, assim, de forma rápida e com maior qualidade informação essencial para a segurança social, a redução de custos administrativos para todos os directamente envolvidos e libertação de centenas de colaboradores para o atendimento ao cidadão e o reconhecimento mais rápido dos direitos do cidadão.

Em suma, por um lado, as entidades empregadoras e a segurança social reduzem os seus custos administrativos e simplificam o seu relacionamento em matéria de declarações de remunerações e de contribuições, abrindo o caminho para a criação de um canal electrónico de comunicação. Por outro, o cidadão vê reduzido o período de reconhecimento dos direitos, abrindo o caminho para que, num futuro próximo, não se permitam situações de interrupção injustificada de rendimentos.

As vantagens resultantes desta substituição são inegáveis. Além de assim se promover a utilização, por parte dos contribuintes, de tais meios informáticos e electrónicos, favorecendo, por esta via também, o desenvolvimento no nosso país de uma verdadeira sociedade de informação, esta novidade contribuirá - e no que toca em particular ao funcionamento do sistema de segurança social - para uma maior rapidez, seja no reconhecimento dos direitos à protecção social e na atribuição das respectivas prestações, seja num melhor controlo da receita por parte dos serviços da Administração. Em suma, no respeito pelo princípio constitucional de que todos têm direito à segurança social, esta alteração visa contribuir, desde logo, para um reconhecimento pronto e eficaz do direito às respectivas prestações. Isto porque, tal como o sistema se encontra concebido, os beneficiários conhecem por vezes atrasos muito significativos, designadamente na obtenção de prestações imediatas substitutivas de rendimentos do trabalho, com as consequências sociais gravosas que daí advêm.

A necessidade de utilizar, obrigatória ou primacialmente, os meios informáticos e electrónicos na relação da Administração com os cidadãos não é, aliás, original entre nós. A título de exemplo, salienta-se a recente alteração ao Código de Processo Civil, resultante da aprovação do Decreto-Lei n.º 183/2000, de 10 de Agosto, de acordo com a qual os articulados, as alegações e as contra-alegações de recurso escritas devem ser apresentadas em suporte digital. Quanto à segurança social, essa possibilidade iniciou-se ainda nos anos 80 e estava já igualmente contemplada, desde 1999 - ainda que em termos facultativos -, relativamente à entrega das declarações de remunerações.

Por seu turno, as garantias dos contribuintes, constitucional e legalmente consagradas, em especial as que concernem à validade, eficácia, valor probatório e certificação dos suportes digitais e dos documentos electrónicos, encontram-se salvaguardadas, hoje, genericamente pelo Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, e, no que respeita especificamente à utilização de tais meios na relação contributiva de segurança social, pelo Decreto Regulamentar n.º 26/99, de 27 de Outubro.

O presente diploma vem assim consagrar, em termos graduais e faseados, a obrigatoriedade de as entidades empregadoras entregarem as declarações de remunerações referentes aos seus trabalhadores em suporte digital ou através de meios electrónicos. Tendo em conta a adequação logística que esta medida poderá implicar, serão criadas pela segurança social as condições para apoiar as entidades empregadoras que assim o desejem na preparação da adesão à entrega electrónica das declarações de remunerações, designadamente sob a forma de helpdesk.

A aplicação do regime decorrente deste diploma faz-se atendendo à dimensão da empresa em causa e, nomeadamente, ao número de trabalhadores que a mesma detém, pelo que o período de adaptação ao novo regime será tanto mais longo quanto menor for a sua dimensão. Deste modo, o novo regime aplicar-se-á a partir de 1 de Julho de 2001 às empresas que tenham mais de 100 trabalhadores, a partir de 1 de Abril de 2002 às empresas que tenham 20 a 100 trabalhadores e a partir de 1 de Julho de 2002 às empresas que tenham 10 a 20 trabalhadores.

Assim:
Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º, o Governo decreta o seguinte:

Artigo 1.º

Objecto e âmbito

1 - O presente diploma institui a obrigatoriedade de as entidades empregadoras procederem à declaração das remunerações dos seus trabalhadores em suporte digital ou através de correio electrónico, nos serviços do sistema de solidariedade e segurança social, designados, de ora em diante, serviços competentes, nos termos do presente decreto-lei e da regulamentação constante da portaria do Ministro do Trabalho e da Solidariedade a que se refere o n.º 3 do artigo 3.º do presente diploma.

2 - A declaração das remunerações é feita mensalmente, de 1 a 15 do mês seguinte àquele a que as mesmas dizem respeito.

3 - São abrangidas pela previsão constante do n.º 1 todas as pessoas colectivas ou singulares inscritas como contribuintes do sistema de solidariedade e segurança social, nos termos do Decreto-Lei n.º 103/80, de 9 de Maio, que tenham número igual ou superior a 10 trabalhadores ao seu serviço.

Artigo 2.º

Legislação e regulamentação aplicáveis

1 - À validade, eficácia e valor probatório da declaração de remunerações que seja apresentada pelos meios electrónicos previstos neste diploma são aplicáveis o Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, e, em tudo o que não contradiga o disposto no presente diploma, o Decreto Regulamentar n.º 26/99, de 27 de Outubro.

2 - A declaração de remunerações electrónica é equiparada, para todos os efeitos legais, à declaração de remunerações em suporte de papel.

Artigo 3.º

Procedimento

1 - A todos os contribuintes que assim o solicitem, a partir de 1 de Março de 2001 será disponibilizado, pelos serviços competentes, o apoio adequado e necessário para a adesão à transmissão electrónica da declaração de remunerações.

2 - A partir da data referida no número anterior, é ainda disponibilizado, por endereço electrónico a indicar pelos serviços competentes, o instrumento que servirá de suporte à declaração de remunerações electrónica.

3 - Os modelos da declaração de remunerações e guia de pagamentos em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2002, bem como os procedimentos a adoptar na aplicação do disposto no presente diploma, são aprovados por portaria do Ministro do Trabalho e da Solidariedade.

Artigo 4.º

Disposição revogatória

São revogadas todas as normas legais ou regulamentares anteriores que, expressa ou tacitamente, contrariem o disposto no presente diploma.

Artigo 5.º

Entrada em vigor e produção de efeitos

1 - O disposto no presente diploma produz efeitos para as entidades empregadoras com mais de 100 trabalhadores a partir de 1 de Julho de 2001, para as entidades empregadoras com mais de 20 trabalhadores a partir 1 de Abril de 2002 e para as entidades empregadoras com mais de 10 trabalhadores a partir de 1 de Julho de 2002.

2 - A obrigatoriedade de adesão ao regime instituído pelo presente diploma mantém-se ainda que, posteriormente às datas de produção de efeitos previstas no número anterior, as entidades empregadoras em causa vejam reduzido o número de trabalhadores para valores inferiores aos aí mencionados.

3 - Para o efeito da aplicação do n.º 1, relevam as remunerações efectivamente pagas no mês imediatamente anterior às respectivas datas de produção de efeitos.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 7 de Fevereiro de 2001. - António Manuel de Oliveira Guterres - Eduardo Luís Barreto Ferro Rodrigues.

Promulgado em 20 de Março de 2001.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 30 de Março de 2001.

O Primeiro-Ministro, António Manuel de Oliveira Guterres.